Elektronická podatelna

Elektronická (e-mailová) adresa elektronické podatelny je určena pro příjem elektronické pošty určené pro Městský úřad Kroměříž.

Podání je možné učinit na adrese podatelna@mesto-kromeriz.cz

Pravidla pro doručování datových zpráv

Elektronická podatelna není určena pro příjem obchodních a reklamních sdělení.

Elektronické adresy zaměstnanců úřadu slouží pro běžnou elektronickou korespondenci mezi zaměstnanci města a pro případné stručné dotazy občanů. Nejsou však určeny pro příjem externí emailové pošty, jelikož nelze zajistit ověření pravosti a neměnnosti doručeného dokumentu. Takováto podání nesplňují zákonné podmínky pro doručení a není možné zaručit jejich doručení a vyřízení.

Podání mohou být zasílány ve formátech:

  • Microsoft Word (s příponou .doc, .docx)
  • Acrobat Reader (s příponou .pdf, formát PDF/A-2)
  • textového standardu RTF-DCA (s příponou .rtf)
  • prostý text (KP 852, 1250) (s příponou .txt)
  • formát XLS (soubory ve formátu Microsoft Excel 97-2003)
  • formáty JPG, JPEG, TIF, GIF (Fotografie, grafika)

Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný, je-li dostupný podatelně, tj. je-li ve formátu, ve kterém jsou přijímány dokumenty v digitální podobě, lze-li jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje-li škodlivý kód a v případě, že je k dodání užito přenosného technického nosiče dat, na kterém může úřad po domluvě s odesílatelem převzít dokumenty v digitální podobě.

Pokud je součástí jednoho podání více elektronických dokumentů, musí být zřejmé, který dokument je vlastním podáním a které dokumenty jsou elektronickými přílohami tohoto podání.

Maximální přípustná velikost jedné emailové zprávy včetně příloh je 10 MB.

Potvrzení podání podané prostřednictvím elektronické podatelny

Doručení zprávy podepsané elektronickým podpisem, elektronickou pečetí nebo uznávaným elektronickým podpisem (tj. kvalifikovaným el. podpisem nebo zaručeným elektronickým podpisem založeném na kvalifikovaném certifikátu pro el. podpis) se odesílateli potvrzuje, pokud je možné z přijaté zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele.

Pokud potvrzení doručení zprávy odesílateli nedojde, zpráva nebyla doručena.

Doručení zprávy, která není podepsána elektronickým podpisem, elektronickou pečetí nebo uznávaným elektronickým podpisem (tj. kvalifikovaným el. podpisem nebo zaručeným elektronickým podpisem založeném na kvalifikovaném certifikátu pro el. podpis) a je převzata do spisové služby se odesílateli potvrzuje, pokud je možné z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele.

Pravidla potvrzování doručení datových zpráv

Úřad potvrzuje, že datová zpráva byla doručena elektronické podatelně zasláním zprávy. Text odpovědi je variabilní.

Příklad odpovědi přijatého podání:

„Vaše podání (název)….bylo přijato elektronickou podatelnou Městského úřadu Kroměříž dne…..(datum)….v....(přesný čas).“

Příklad odpovědi, kdy podání nebylo přijato:
„Zpráva (název) byla přijata elektronickou podatelnou Městského úřadu Kroměříž dne  ..(datum). Vzhledem k tomu, že zpráva byla zašifrována, nelze považovat podání za učiněné.“

Způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn např. výskyt chybného datového formátu, neúplného doručení nebo škodlivého kódu

Pokud úřad při příjmu elektronického dokumentu zjistí, že dokument v digitální podobě je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, nebo že dokument v digitální podobě není dostupný podatelně, a je možné z nich určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí úřad odesílatele o zjištěné vadě el. dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění.

Nepodaří-li se úřadu ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, úřad takový dokument nezpracovává.

Elektronické dokumenty, u kterých byl zjištěn škodlivý kód, se považují za nedoručitelné a úřad je neukládá, ale zničí. Pokud je možné zjistit z dokumentu v digitální podobě obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesilatele, neprodleně jej úřad vyrozumí o zjištění škodlivého kódu, popřípadě o zničení dokumentu, a stanoví další postup pro zajištění řádného doručení dokumentu.

Pravidla pro doručování dokumentů datovou schránkou

Dle § 18 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění.

Identifikátor datové schránky: bg2bfur

Maximální přípustná velikost jedné datové zprávy včetně příloh je 100 MB.

Maximální velikost podání z hlediska množství dat je 100 MB.

Povolené technické nosiče dat:

  • CD, DVD se souborovým systémem ISO9660
  • DVD se souborovým systémem UDF
  • Podání na jiných nosičích nejsou přijata
  • Podání je zaevidováno jako osobní podání. CD/DVD je zařazeno jako příloha podání a nevrací se podávajícímu
  • Soubory, které nebudou opatřeny kvalifikovaným, nebo uznávaným elektronickým podpisem budou považovány za prosté kopie dokumentů

Možnosti podání mimo elektronickou podatelnu

Podání ústně

Osobně, na podatelně, každém odboru či útvaru MěÚ.
Telefonicky.

Pokud lze informaci podat okamžitě ústně, bez dalších jiných nákladů vzniklých městu, pak ji poskytovatel podá (nesouhlasí-li žadatel s ústní odpovědí, vyzve jej poskytovatel, aby žádost podal písemně, např. formou podání žádosti vyplněním formuláře, který najde na internetu).

Podání písemně

Poštou
Osobně, na podatelně, na každém odboru či útvaru MěÚ.

Žádost o poskytnutí informace je podána žadatelem písemně nebo příjemce musí ústní žádost zaznamenat do písemné podoby (žadatel musí být vždy poučen o lhůtách, postupech a podmínkách vztahujících se k vyřízení jeho žádosti).

Písemné žádosti na MěÚ musí přijmout podatelna, každý odbor či útvar MěÚ.